Hoe een email eindigen is simple maar belangrijk om goed te hebben.

Dat betekent dat je een passende afsluiting en een handtekening voor je email moet hebben. Dit omvat in het kort je naam en contactgegevens, zodat iemand weet met wie hij/zij praat.

Omdat zoveel via de e-mail wordt afgehandeld, is het super belangrijk om je mailtjes net zo zorgvuldig te schrijven en op te maken als een gedrukte brief (zie hoe we dat doen, hier).

Tips voor het eindigen van een e-mail

Hier zijn enkele voorbeelden van e-mailberichten, hoe wij deze zouden eindigen en opmaken.

Er zijn een5 stappen waarmee je rekening moet houden wanneer je een zogenoemde digitale handtekening kiest.

1. Gebruik een slotzin

Net voor je afsluit, bedank dan degene met wie je mailt even voor zijn/haar tijd. Dit noemen we een slotzin. Maak hiervan ook meteen gebruik door een call-to-action to te voegen. Bijvoorbeeld: ‘Ik kijk uit naar uw / je reactie!’ of ‘Ik hoor graag wat jullie denken’

2. Voeg een afsluiting toe

Sommige mensen denken dat ze gewoon een afsluiting uit een e-mail kunnen laten. Dit is echter buitengewoon onprofessioneel; neem altijd een afsluiting op. Dat klopt, zelfs als u een e-mailhandtekening heeft. Bijvoorbeeld: ‘Met vriendelijke groet’ of ‘Hoogachtend’.

3. Is het persoonlijk of zakelijk?

Je moet je houden aan professionele e-mailafsluitingen wanneer je in een zakelijke omgeving bent, bijvoorbeeld je manager of een klant. Tegenwoordig mag het wel wat losser gelukkig, zeker als je al bekender bent met diegene.

Ik zie dan ook veel ‘met vriendelijke groet’, ‘Cheers’ of ‘fijne dag’ terugkomen in mijn omgeving. Ik keur het goed.

4. Vermijd tiener gedrag

Je bent soort van volwassen nu dus niet meer van die onprofessionele onzin in een zakelijke e-mail. Dus geen ‘Laterr’, ‘XOXO’, ‘aiiiight’ of enige andere kinderachtige ondertekening.

Wel echt hilarisch, maar doe maar niet.

5. Gebruik je volledige naam

Spreekt voor zich, je wilt serieus genomen worden toch? Vermijd het gebruik van alleen je voornaam of bijnaam, tenzij het je werk mattie is. Vermeld je volledige naam, zodat er geen verwarring bestaat over wie jij bent.

Voorbeelden van een goede e-mailafsluiting

Hieronder staan ​​enkele van de meest voorkomende professionele e-mailafsluitingen.

  • Vriendelijke groet,
  • Beste wensen,
  • Met vriendelijke groet,
  • Vriendelijke groeten,
  • Ik kijk ernaar uit iets van je te vernemen,
  • Hoogachtend,
  • Nogmaals bedankt,
  • Met waardering,

Kies er gewoon één of twee en blijf daarbij. Dan hoef je niet na te denken en meestal past het overal bij. Het zegt ook een beetje over je karakter en wat je rol is. Maar daar kom je wel achter. 

Semi-goede e-mailafsluitingen

Dit zijn e-mailafsluitingen die geschikt zijn als u een werkgerelateerde e-mail naar een goede vriend of collega stuurt.

Als u niet zeker weet of u dicht genoeg bij de ontvanger bent om een ​​semi-professionele e-mailafsluiting te verzenden, houdt u zich dan aan een professionele e-mailafsluiting.

  • Cheers!
  • Dank!
  • Erg bedankt,
  • Tot snel,
  • Ik hoor graag van je!

Hoe je een e-mail niet beëindigt

Er zijn enkele sluitingen die u moet vermijden wanneer u zakelijke e-mails verzendt.

  • Latoorrrr homie,
  • Aiiight!
  • Je weet tochh
  • Check je later
  • grtzz
  • XOXO
  • -xx-
  • Enige vorm van Emoji’s

Wat je moet opnemen in een professionele e-mail

Het afronden van een professionele e-mail bestaat uit meerdere onderdelen:

Slotzin:  gebruik zoals hierboven besproken een duidelijke slotzin, zelfs als je een e-mail naar een goede vriend of collega stuurt.

Volledige naam:  zorg ervoor dat je je volledige naam (voor- en achternaam) opneemt in plaats van alleen voornaam, tenzij het een college of vriend is.

Titel en bedrijf: Vemeld je huidige functie en bedrijf, vooral als je met klanten mailt. Als je naar een baan solliciteert, vermeld dan je eigen contactinformatie in je handtekening natuurlijk.

Titel en bedrijf: Ziet er professioneel uit

Contactinformatie:  Neem altijd contactgegevens op aan het einde van je handtekening. Ik zou altijd een telefoonnummer, LinkedIn-profiel URL, en zelfs bezoekadres opnemen. Dit laatste lijkt overbodig maar is super handig voor de ontvanger, trust me.

Voorbeeld

Ik zie graag je reactie!

Volledige naam
Titel
________________
E-mailadres
Telefoonnummer
LinkedIn-URL

Logo bedrijf
Bezoekadres

Belangrijkste leerpunten

BEVESTIG EEN SLUITING Nu denk jij zeker dat je gewoon een afsluiting van een e-mail achterwege kan achterlaten. Dit is super onprofessioneel. Voeg altijd een afsluiting toe. Sterker nog, voeg het standaard als handtekening al toe in Gmail of Outlook. Dan hoef je het nooit meer in te typen.

CHECK HOE PERSOONLIJK OF ZAKELIJK JE MOET ZIJN Als je goede vrienden, of al stukken bekender bent met de ontvanger dan kan je semi-professionele afsluiten, zoals ‘Cheers!’. Als er enige twijfel is of je kent diegene nog niet, gebruik dan altijd een professionelere afsluiting.

VOORKOM TIENER GEDRAG Vermijd, zelfs als je vrienden bent, elke onprofessionele vorm in een zakelijke e-mail, inclusief “Later”, “XOXO” of whatever. Lijkt onnodig te zeggen maar moet blijkbaar nog steeds benoemd worden.